Iratrendezés a gyakorlatban


Vessen véget az irodai rendetlenségnek! Vizsgáljuk meg, milyen irodai eszközökkel tudjuk megteremteni a rendszerezést! Manapság az irodaszerek már igencsak nagy választékban kaphatók.


 


Először is  azokat a papírokat, amelyeket nem akarunk megtartani, azonnal dobjuk el vagy ha szükséges semmisítsük meg.


Az adatvédelem miatt kiemelten fontos, hogy a szupertitkos, vagy már nem szükséges nyomtatott dokumentumokat mielőbb eltávolítsuk, és ne adjunk  esélyt sem a kíváncsi szemeknek.


 


A dokumentumok mennyiségétől függően a következő megoldások közül választhatunk - a teljesség igénye nélkül – iratgyűjtő vagy irattartó mappa,  konferencia mappa, 12 rekeszes harmonika mappa, cipzáras irattartó mappa,  iratrendező.


 


Irodákba elsősorban az  iratrendezőt javasoljuk, de akár az A4-es mappák is jól hasznosíthatók. 


 


Hogy tényleg átlátható legyen az iratok rendszerezése fontos a pontos tervezés, amely bármilyen típusú –otthoni vagy irodai- célnak megfelel. A leggyorsabb, ha beszerzünk pár darab emelőkaros iratrendezőt, iratgyűjtő mappát, genothermet, gyűrűskönyvet. Nagymértékben segítheti a munkát, ha eltérő színű emelőkaros iratrendezőt választ. Ha témánkét különböző színű irattartó mappába archiválja dokumentumait, már nem is muszáj az iratrendezők közötti kereséssel vesztegetni az idejét.


 


Az irodai gépeknek sok előnyük van. Egy szkenner mindig jól jön a munkahelyen. A szkenner segítségével számítógépre viheti a fotókat, iratokat, szerződéseket, fontos dokumentumokat így nem kell a papírt tárolni. Ugyan eltart egy ideig a lapolvasó használatának elsajátítása, de érdemes vele időt tölteni, hiszen egy nagyon hasznos eszközről van szó. Jó alternatíva lehet a multifunkcionális nyomtató is. Típusa válogatja, hogy akár nyomtathat (fekete-fehér, színes), fénymásolhat, faxolhat, és szkennelhet is a segítségével egyszerre.

Forrás: wts.hu, 2018-06-30 23:58